Ai primit procedura pe email. Colegul tău are altă variantă, iar în dosarul departamentului găsești o copie mai veche. Înainte să începeți lucrul, trebuie să lămuriți pe care o folosiți. Pierdeți timp căutând confirmarea.
În QHSE.ro, organizezi documentele de calitate pe categorii și tipuri, urmărești versiunile și aprobările și pui la dispoziția echipei versiunea curentă, aprobată. Ai un loc comun de consultare. De aici începe lucrul cu documentele în platformă.
Găsești documentul după o regulă comună
În modulul Calitate, grupezi documentele după categoriile și tipurile folosite în organizația ta. Codificarea automată îți oferă un reper de identificare, dincolo de numele fișierului. Poți păstra o structură comună pentru proceduri, instrucțiuni și alte documente de lucru.
Și colegul nou are un punct de pornire. Îi poți arăta unde consultă documentele în QHSE.ro, fără să îl trimiți să caute prin conversații sau să întrebe cine păstrează ultima copie.
Urmărești revizuirea și aprobarea
Să luăm o situație ipotetică. Modifici instrucțiunea de recepție a materialelor. În QHSE.ro urmărești versiunea documentului și aprobarea acesteia. Echipa consultă versiunea curentă, aprobată, din platformă.
O modificare nu înseamnă automat o aprobare. Păstrezi această distincție în felul în care gestionezi documentele și stabilești cine participă la verificare. Platforma susține organizarea; decizia asupra conținutului aparține oamenilor care cunosc procesul.
Organizarea informațiilor documentate face parte din sistemul de management al calității descris de ISO 9001. Pentru activitatea ta, asta înseamnă să poți identifica documentul potrivit și să controlezi schimbările lui.[1]
Legi documentele de munca echipei
După revizuirea unei proceduri, pot rămâne lucruri de rezolvat: o observație de clarificat sau o sarcină pentru un coleg. În QHSE.ro urmărești sarcinile și observațiile de calitate până la rezolvare. Ai și evidența certificatelor în același modul.
Dacă lucrezi ca responsabil de calitate sau consultant, poți discuta cu echipa pornind de la documentele și sarcinile organizate în platformă. Alegi ce trebuie revizuit și urmărești ce mai este de făcut.
Pentru demonstrație, alege o procedură pe care o actualizați frecvent. Parcurgem împreună organizarea documentului, versiunile și aprobarea, folosind un exemplu apropiat de activitatea companiei tale.
Vrei să vezi cum ai organiza documentele echipei în QHSE.ro? Spune-ne cu ce proces vrei să începem.
Descoperă modulul QHSE din acest domeniu →
Informații documentate
Surse și referințe
- ISO 9001: prezentarea oficială a sistemului de management al calității și a informațiilor documentateInternational Organization for Standardization